Как пользоваться Google Документами с максимальной пользой для себя

На смену старому-доброму Microsoft Word пришел новый и улучшенный веб-сервис Google Docs. О том, какие у него преимущества и недостатки, а также как пользоваться Google Документами с максимальной выгодой для себя, рассказывается ниже.

 

Плюсы и минусы Google Docs

Лучший способ показать преимущества и выделить недостатки веб-сервиса, это сравнить его с главным конкурентом – Microsoft Word.

Google Документы – это текстовый редактор. С его помощью можно не только создавать документы, но и форматировать их на любой стадии написания. Кроме того, этот сервис предоставляет возможность работать над документами совместно с другими пользователями.

К достоинствам Google Docs можно отнести следующее:

• Сервис является бесплатным. Лицензионный MC Word нужно оплачивать каждый месяц. Можно пользоваться «пираткой», однако в некоторых организациях это карается серьезным штрафом.
• Имеет автоматическое сохранение. Если внезапно выключится электричество, текст, написанный в Google, практически полностью сохранится, может, исчезнут последние пару-тройка слов. При работе в Word останется лишь та информация, которая была сохранена вручную. Это может быть сделано и час назад и два. В таком случае придется писать все заново.
• Данные хранятся в облаке. В случае зависания компьютера, Google автоматически сохранит данные в облачном хранилище. MS Word также имеет такую функцию, но ее предварительно необходимо настроить и сделать это не так просто – нужно владеть соответствующими знаниями.
• Можно быстро обменяться файлами. Документ, составленный в Google, переслать можно в два клика – скопировать ссылку и выложить ее в соответствующем месте для совместной работы. После этого коллеги могут просматривать текст, оставлять комментарии или полностью редактировать его. Это зависит от решения автора. Wordовский файл нужно заново копировать и выкладывать после каждого изменения.
• Есть голосовой ввод. Microsoft Word не распознает звук голоса и начитать текст искусственному интеллекту не получится.
• Может работать в браузере на любом устройстве с любой операционной системой. Чтобы получить доступ к Word, например, на планшете, нужно установить дополнительное приложение.

Среди минусов Google Docs следует выделить такие:

• Может «подтормаживать». Если скорость интернета низкая, веб-сервис будет работать медленно, в отличие от Word.
• Зависит от аккаунта. Без учетной записи работа в Google Docs невозможна. Все документы хранятся на облаке, которое в обязательном порядке привязывается к аккаунту пользователя. Если не будет доступа к аккаунту, вы лишитесь всего, что было в Google Документах.
• Невозможно вносить правки и работать с документами без интернета. MS Word доступен в любое время и работает быстро, независимо от того, есть связь с интернетом или нет.

Начинаем работать с Google Docs

Прежде всего, нужно зарегистрироваться на Google. Если есть аккаунт, проблем с доступом к Google Документам не будет. Процесс регистрации занимает несколько минут.

На стартовой странице находятся все документы, которые пользователь создает и загружает на сервис. Для удобства поиска нужных файлов, можно отсортировать их по разным параметрам. Это будет особенно уместно, когда на сервисе будет много разного материала.

Как создать новый документ

Для этого следует кликнуть на «Пустой файл» под надписью «Создать документ». После этого, пользователь окажется в текстовом редакторе, где перед ним на экране монитора загрузится чистый лист/документ.

Как вернуться на главную страницу

Если нужно вернуться в главное меню, следует кликнуть на синюю иконку, выполненную в виде страницы с загнутым уголком. Она находится в верхнем левом углу.

Как выбрать подходящий шаблон

Веб-сервис предлагает подборку готовых шаблонов, которые можно использовать при создании различного рода документов. Пользователю Google Docs доступны шаблоны:

• резюме;
• писем;
• личных записей;
• рабочих документов;
• образовательных документов (доклад, план выступления и пр.).

Чтобы ознакомиться с ними, нужно кликнуть на надпись «Галерея шаблонов», которая находится в верхнем правом углу стартовой страницы.

Как открыть файл, сделанный в MC Word

Для начала нужно создать новый документ. После этого, следует:

1. Перейти в раздел «Файл».
2. Кликнуть на вкладку «Открыть».
3. Во всплывшем окне выбрать пункт «Загрузка» и указать директорию нужного wordовского файла.

Сохраняем документ в Google Docs. Как дать название файлу

Созданный пользователем файл автоматически сохраняется на Google Диске. Чтобы дать ему имя, нужно кликнуть на надпись «Новый документ». Она находится в верхнем левом углу. Затем остается вписать нужное название файла и нажать кнопку «Enter».

Как переместить документ

Все тексты, созданные на веб-сервисе, по умолчанию сохраняются в корневой папке Google Диска. Их можно переместить или загрузить в любое другое место/папку. Для этого необходимо нажать на изображение со стрелочкой, которое расположено рядом с названием файла. При наведении на нее курсора мышки высветится надпись «Переместить».

Как сохранить файл на ПК

Если нужно сохранить документ на компьютере, следует предпринять следующие действия:

1. Загрузить документ.
2. Перейти в раздел «Файл».
3. Кликнуть на «Скачать».
4. Выбрать подходящий формат для сохранения на ПК.

Работаем с текстом в Google Docs

Наиболее нужные и важные инструменты для работы с текстовыми документами находятся в верхней части страницы на панели.  

Обозначения идентичны тем, которые используются в MS Word, поэтому трудностей с их применением не возникнет. Вот некоторые из них: 

• выбрать подходящий шрифт и кегль текста;
• выделить определенные слова или участки текста жирным, курсивом, подчеркнутым;
• выбрать цвет букв и оттенок фона текста.

Работаем с изображениями

В текстовые документы, созданные на веб-сервисе Google, можно добавлять любые изображения. Для этого нужно:

1. Перейти в раздел «Вставка».
2. Навести курсор мыши на вкладку «Изображение».
3. Выбрать из списка подходящий вариант.

Пользователю предлагается на выбор:

• загрузить изображение с компьютера;
• найти в интернете;
• добавить с Google Диска;
• добавить из Goggle Фото;
• вставить URL;
• сделать снимок.

С изображением можно делать все, что угодно:

• копировать, вырезать, вставлять;
• перемещать;
• поворачивать на бок;
• превращать в гиперссылку;
• выравнивать по центру или краю листа.

Также пользователь может самостоятельно задать нужные размеры изображения, повернуть его, настроить обтекание текстом, в также настроить прозрачность, яркость или контрастность.

Работаем с таблицами

Если нужно нарисовать таблицу в Google Docs, следует:

1. Перейти в раздел «Вкладка».
2. Навести курсор мыши на вкладку «Таблица».
3. Задать нужное количество столбцов и строк. Максимальный размер – 20х20. При необходимости, можно добавить недостающее количество столбиков и строк.

Нужный текст вписывается в каждую ячейку. При нажатии на нее, в панели инструментов появятся новые значки, предназначенные для форматирования таблицы. Пользователю будут доступны следующие функции:

• способ ввода символов;
• цвет фона ячейки;
• цвет границ таблицы;
• ширина границ;
• стиль границ.

Работаем с диаграммами

Чтобы добавить в текстовый документ диаграмму, следует сделать следующее:

Перейти в раздел «Вкладка».

Навести курсор мышки на надпись «Диаграмма».

Выбрать из предложенного списка подходящий вариант. 

Пользователю на выбор будут предложены следующие виды диаграммы:

• линейчатая;
• столбчатая;
• график;
• круговая.

Также можно добавить диаграмму из Google Таблиц.

Работаем с формулами

В случаях, когда в текст необходимо добавить специфический символ, например, математический знак, следует предпринять следующие шаги:

1. Перейти в раздел «Вставка».
2. Кликнуть на надпись «Формула».

После этого, слева появится список со следующим набором символов:

• буквы греческого алфавита;
• математические символы;
• знаки отношений;
• математические операции;
• стрелки.

Другие полезные сервисы Google Docs

Как пронумеровать страницы

Чтобы задать нумерацию страниц, нужно сделать следующее:

1. Перейти в раздел «Вставка».
2. Выбрать пункт «Номера страниц».
3. Кликнуть на подходящий вариант.

Пользователю будет предложено на выбор размещение номера:

• вверху страницы;
• внизу страницы;
• внизу без учета первой страницы;
• вверху без нумерации первой страницы.

Как создать сноску

Чтобы вставить сноску, нужно:

1. Открыть раздел «Вставка».
2. Нажать на надпись «Сноска».

Если сноска окажется лишней, нужно удалять ее порядковый номер, а не ее описание.

Как оформить колонтитул

Как правило, в колонтитуле:

• предоставляется информация о самом документе (например, его название); 
• указывается имя автора текста;
• добавляется ссылка;
• пишется номер страницы.

Чтобы обозначить область колонтитула, нужно:

1. Перейти в раздел «Вставка».
2. Кликнуть на надпись «Верхние и нижние колонтитулы».
3. Выбрать подходящий вариант.

Как создать оглавление

Оглавление создается автоматически при выборе стиля заголовков и подзаголовков. В Google Docs предложено два варианта оглавления: 

• с номерами страниц;
• с синими ссылками.

Чтобы назначить один из них, нужно:

1. Перейти в раздел «Вставка».
2. Нажать на пункт «Оглавление».
3. Выбрать приемлемый вариант.

Настраиваем доступ в Google Docs

Чтобы настроить доступ для совместной работы над документом, нужно:

Удалить файл может только пользователь. Даже если кто-то случайно или нарочно удалит текст, изначальный вариант документа можно будет восстановить через историю изменений.

При помощи Google Docs можно не только сэкономить место на компьютере, но и быстро настроить совместную работу над проектом. В нем нет ничего сложного, достаточно один раз разобраться в его особенностях.